Analysis of SAP system financial module in the application of mining company
Aabstract: At present, the iron and steel industry situation is grim, the company vigorously promote saving energy, This requires that the financial sector to provide more timely and effective financial information, strengthen financial control and analysis function, especially for the cost control ability. In order to improve the accuracy of cost, narrowing the cost difference that can not be avoided, This text In the process of implementing SAP management system as the background, based on briefly introduces the basic situation of the company SAP system financial module, and analysis on the difference and focus on improving the accuracy of cost in detail. Through the SAP system cost management concept understanding, describes the solution strategy from based work and effective way to improve the accuracy of the cost.
Keywords： SAP; financial management system; differences;the cost
1.课题研究的背景和意义
近年来，随着信息建设的大力普及，大多钢铁行业都陆续开始实施ERP项目，各矿业公司也跟随时代脚步，加强信息化建设，组织实施SAP公司的企业资源计划(ERP)系统建设。但是出于投资效益、系统与公司管理融合度及公司实际需求等多方面因素考虑，该公司只使用了SAP的ERP软件中的MM（供应）模块、PP（生产）模块、SD（销售与分销）模块和FI/CO（财务）模块四个模块[1] 。首先从公司总部和几个具有代表意义的矿山开始实施ERP系统，通过调研、蓝图设计、系统配置、单元（集成）测试、上线数据导入等，最终在2009年6月一期项目成功上线。待IT人员和业务人员对ERP系统的管理理念和基本操作都有了深入了解后，公司又陆续组织实施了二期、三期项目，一共成功上线了10个单位。
在以后的系统使用过程中，因为业务的复杂多变性，系统也遭遇了或大或小的变动，尤其是业务变更对财务模块的影响，财务模块是系统管理的核心部分，其他三个模块任一模块发生变化都会影响到财务对账，供应模块和生产模块造成的影响尤为严重，会直接影响到财务成本的准确性。本篇论文重点分析ERP系统与原有新中大系统的差异和如何提高成本的准确性。
2.公司SAP财务系统概况[2]
财务模块包括FI（财务会计）和CO（管理会计）两大部分，其中FI包括总帐、往来、材料、固定资产、销售开发票等部分的业务；CO主要是公司内部的管理控制、利润分析、成本核算等。如图1所示，可以清楚区分FI和CO的区别。
图1：FI和CO的区别
目前，公司实行SAP系统与原有新中大系统并行策略，两套系统并行，无疑加重了相关业务人员的工作，上线三年来，通过业务人员与IT人员的共同努力与相互配合，现在很多账目明细都是从SAP系统里导出的，比起上线之初，已经大大减轻了工作量，存货明细通过SAP报表导出，新中大系统只记录总帐，部分矿山的固定资产明细也是通过SAP报表导出，以SAP系统的折旧方式为准，为财务对账查账减轻了很多的负担，图2为公司已上线单位财务模块的组织架构，清楚的展示了该公司的层次结构。
图2：公司组织架构
3.详解SAP的成本管理理念
产品成本控制[3]模块是生产和管理会计的交叉部分，成本管理子系统与销售、生产、库存等系统密切联系，是整个ERP系统实现闭环控制的重要环节。它可以更加准确、快速的进行成本费用的归集和分配，提高成本计算的及时性和准确性。成本是在财务业务中难以理解和实施的，掌握了企业成本核算的会计也基本完全掌握了整个企业财务核算、管理的基本流程；说到熟悉，我们从参加工作那天起无不时时刻刻的在听领导关于强调降低成本管理的重要性，我们基层的管理人员无不倡导和实施降低产品成本的各项措施，所以成本管理是极其重要的。
公司的ERP系统的成本管理，是根据领导研讨，确定自制半成品和产成品的标准价和各个生产工序的作业价格，标准价乘以当月的产量就是矿石或铁精粉的计划成本，实际成本则是通过前端业务部门发料到成本中心或者生产订单，加上财务人员记入的各项费用，月结时系统计算出实际成本减去计划成本的差异，财务人员再按照差异计算公式来计算出出库产品和库内产品各自所分摊的差异，将差异手工记帐，差异的计算公式如下：
（1）先结算矿石，将差异分到库存商品和精粉生产成本
矿石：实际生产成本 - 入库计划成本 = 半成品生产成本差异 （库存商品和铁精粉生产成本一部分）
每吨矿石分摊差异 = （起初半成品生产成本差异+本期半成品生产成本差异）/（起初库存+本期入库）
本期领用分摊差异 = 本期领用量*每吨矿石分摊差异
（2）再结算精粉，将差异分到库存商品和主营业务成本
精粉：实际生产成本 - 入库计划 = 产成品生产成本差异 （库存商品和主营业务成本）
每吨铁精粉分摊差异 = （起初成品生产成本差异+本期成品生产成本差异）/（起初库存+本期入库）
本期销售分摊差异 = 本期销售量*吨铁精粉分摊差异
例：某矿山成本月结数据
将基础数据代入差异公式，算出：
矿石应转走的差异为：34826.21
f-02手工做账：
借：物料消耗-自制半成品（产成品订单号）34826.21
贷：自制半成品差异 34826.21
精粉应转走的差异为：3618956.51
f-02手工做账：
借：主营业务成本 3618956.51
贷：产品成本差异 3618956.51
注：（以上涉及的数据只是举例说明，不是公司实际数据。）
此核算步骤清晰易懂，易于操作。同时财务业务人员对比实际成本和计划成本，分析差异，找出造成差异的原因，从而能够有效地控制成本。本文从SAP软件成本管理模块的应用着手，从提高数据信息质量的角度，系统地总结了在该环境下提高产品成本数据准确性的具体做法，以促使财务人员职能逐步向管理职能转变。图3为公司SAP系统的成本流，生动形象的表明了成本的来龙去脉。
图3：成本流
4.缩小差异提高成本数据准确性
4.1提高成本数据准确性所必需的基础工作
首先，加强业务部门操作人员的基础会计知识培训，让其明白自己已成为会计信息的产生人员，会计信息的准确与否很大部分依靠他们准确完整的业务操作。如对于年度内降价幅度较大的物料，如果业务人员生产订单的数据录错更改不及时，很可能导致成本核算偏差较大，反映不了真实的成本水平。通过培训，培养关键用户查账的习惯，每次结账前都要检查数据的正确性，使其明确操作后果——所有操作产生的数据均会在财务模块得到体现，而不论其正确与否。因此财务部门要发挥主导管理的职能，从财务的角度规范业务操作。
其次，强化流程的意识。业务人员要认识到，不能单纯认为自己或自己部门的工作做好了就行了。流程的内涵已打破了过去职能部门间的工作界限，一项工作任务的完成需要流程中的所有部门参与合作，共同完成。如一个产品订单的成本核算需要计划部门、配料发料部门、生产制造部门和财务成本核算部门共同来完成，任何一个部门操作的信息流存在问题，整个成本核算工作就不可能有效地完成。因此需要从思想上打破部门间的壁垒，实现实时沟通协商，一旦发现与平时结账不一样的地方，发现特殊问题，立刻找相关部门咨询沟通。
最后，编制基于业务流程的SAP岗位操作手册，将每个操作岗位的具体操作步骤用图表、文字相结合的形式详细列明，并注明每个操作环节的注意事项以及可能带来的后果，这样不论公司人员如何变动，均不会影响SAP操作的效果，有效地避免了因操作错误带来数据不准确的后果。这一工作需要专门的 SAP 项目小组去逐一制定，并在工作开展和解决问题的过程中不断细化。目前，通过几次系统项目的实施，操作手册已经基本完善，只是关键用户习惯依赖于相关模块的IT人员，还需关键用户和IT人员的共同努力来改善。
4.2提高成本数据准确性的途径
在标准成本核算方法下，要提高成本数据的准确性，应着重从差异产生的根源着手，关注差异形成的过程及影响因素，管理好这些即可从源头上提高成本数据的准确性。
一是材料价差部分应注意的事项。为简化起见，将价差仅仅视为发票价格与采购订单中定价的差异，不考虑其他影响价差的因素。首先应要求业务部门(主要是采购部门)每月及时取得购货发票，既是为了发票抵扣的需要，也是为了避免标准价偏差太大造成物料成本失实。比如，一个新的材料如果估价较高，而发票不能当月取得的话，就可能造成使用该物料的产品成本偏高，直接影响到公司产品的盈亏核算，无法如实反映实际成本，也影响到了公司的相关决策。对于当月确实无法取得发票的物料，需要在月底结账之前由财务部门和采购部门共同确定材料估价，以确保价格相对准确。对于上述工作要落实到位，采购和财务部门必须有一套相应的管理机制来指导和约束，作为固定的流程确定下来。
二是材料量差部分应注意的事项。量差即因实际用料与系统用料数量的不同而产生的差异，可能因材料质量问题、生产设备问题、过泵不十分精确等一些无法避免的客观因素产生的误差。生产部门是每天上传生产数量和消耗数量，到月底的时候再次整理当月生产总量和消耗总量，由于不可避免的误差，月底总会有一笔总的调整，将当月数量的差异调平，由于公司SAP的部分物料采用移动平均价的计算方法，必然会产生与事实情况有出入的数据，财务部门应和前端部门多沟通，努力将误差降到最低，以提高生产成本的准确度。
5.结论
总的来说，ERP的主要内涵是打破企业的四壁，把信息集成的范围扩大到企业的上下游，企业在实施完成了ERP系统后应该使整个运行贯穿于成本核算控制之中，突出核心作用，使之前置物流部分与后面的财务部分有机的结合在一起形成一个闭环的结构，ERP系统各部门在系统作业上环环相扣，最终的单据由财务人员审核记帐，方便工厂内部管理的内部监督﹑内部控制，体现了集成管理思想
ERP系统为企业提供了一个统一的业务管理信息平台，将企业内部以及企业外部供需链上所有的资源与信息进行统一的管理，尽量减少失误操作，缩小系统差异，提高成本控制的力度与准确性，通过先进技术和现代化软件的管理提升公司的精细管理。所以说，公司实施ERP系统，根本的目的不在于为了引进一套现代化信息系统，更重要的是运用ERP系统来对企业的业务进行重新梳理与优化，实现生产经营的精细化与集约化，而带来的好处就是成本的降低、响应客户需求的时间更快、为客户提供更好的服务。
参考文献
[1] George W.Anderson. SAP基础教程.北京：人民邮电出版社，2008：103-108
[2] 武翊 . ERP中财务管理系统方案的研究实现. 硕士学位论文.北京 ： 北京邮电大学，2007
[3] Peter Jones , John Burger .SAP ERP财务与控制模块配置 . 北京 ： 人民邮电出版社 ，2011：304-378
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