行政管理是企业行政系统为了企业的生存与发展而依靠一定的法律、制度、原则及方法对企业进行职能性管理的总和。
1 流程
1．1 流程的定义
业务流程是指企业以输入各种资源和顾客需求为起点、到企业创造出对顾客有价值的产品(或服务)为重点的一系列活动。企业通过业务流程的运作，可以为客户直接创造价值，保证自身经营目标的实现。
业务流程管理是将生产流程、业务流程、各类行政申请流程、财务审批流程、人事处理流程、质量控制及客服流程等70％以上需要两人协作实施的任务全部或部分由计算机处理，并使其简单化、自动化的业务过程。
根据行业的特性，业务流程可以分为管理流程、设计流程、制造流程等。
管理流程包括企业开展各种活动的相关程序。企业通过管理活动对业务进行监督、控制、协调、服务，间接地为企业创造价值。常见的管理流程有6种类型如图1所示。本文探讨的主要方向是行政管理业务流程。
图1 管理流程的6种类型
1．2 流程对企业管理的意义
(1)提高企业的整体竞争力。
(2)支撑企业战略的实现。
(3)有助于企业管理的规范化与标准化。
(4)引导企业管理职能的转型。
2 行政管理
2．1 行政管理定义
行政管理是企业行政系统为了企业的生存与发展而依靠一定的法律、制度、原则及方法对企业进行职能性管理的总和。
2．2 流程如何选择
企业在进行流程梳理之前，首先要对企业目前存在的问题进行诊断与分析，找出企业问题的关键所在。对于这些关键的、亟待解决的问题，需要首先建立流程，这些流程称为“关键流程”。在选择关键流程时，要从以下3个方面考虑：(1)绩效较低的流程。(2)比较重要的流程。(3)容易实施的流程。
3 行政管理业务
3．1 行政管理业务范围
通常情况下，行政管理业务包括会议管理、公关接待管理、文电管理、档案管理、印章与证照管理、车辆使用管理、办公耗材管理、行政办公费用管理等，如图2所示。
图2 行政管理业务范围
3．2 行政管理业务内容
(1)会议管理。会议管理业务主要包括会议计划编制流程、会议费申请流程、会议准备流程、会议开展流程、会议善后流程。通常情况下，企业内部存在着多种不同的会议类型，会议管理中也可以根据会议类型进行业务流程的分类，比如公司内部工作例会、领导／干部会议、视频会议、公司外部会议等。
(2)公关接待管理。企业建立公关事务管理流程的主要目的是使企业保持与员工、客户、公众的良好沟通，获得各界的支持，树立企业形象，提高企业的知名度、美誉度等。而日常接待工作比较繁杂，涉及的方面较为广泛。分为内外事接待与公关事务处理两部分。
内／外事接待业务主要包括接待方案编审流程、参观接待流程、礼品申请使用流程、客饭安排流程、住宿安排流程。按照接待的性质，日常的接待也可以分为预约接待流程、临时接待流程、参观接待流程。
公关事务处理业务主要包括公关活动策划流程、公关媒体选择流程、公关接待流程、危机公关处理流程。
(3)文电管理。文电管理即文书事务管理，企业的文书包括决定、报告、通知、请示、批复、函、简报、会议纪要、外来信件、外来公文等。文电管理业务主要包括收文与发文：收文办理流程、公文发布流程(包含文书起草和文书会签)；传真收发：传真接收流程、传真发送流程；邮件收发：邮件接收流程、邮件发送流程；机要文件收发：机要文件接收流程、机要文件发送流程；信函收发：信函接收流程、信函寄送流程。
(4)档案管理。档案管理是文书资料管理的一项重要内容，企业文件资料都应具有一定的完整性、保密性和实效性，需要进行妥善管理。档案管理业务主要包括档案收集整理流程、档案编目与检索流程、档案编辑与研究流程、档案借阅与归还流程、档案销毁流程、档案保密流程等。
(5)印章与证照管理。企业的印章包括公章法人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、高层领导个人名章以及其他业务章等。企业证照是指企业的营业执照以及各项资格证书等。企业的印章、证照代表了企业全部或某方面的意志。须正确使用与保管，以免给企业带来重大损失和法律风险。分为印章管理业务和证照管理业务两部分。
印章管理业务主要包括印章刻制流程、印章停用流程、印章申请使用流程。
证照管理业务主要包括证照办理流程、证照变更流程、证照使用登记流程。
(6)车辆使用管理。车辆管理是行政办公日常管理的主要内容之一，主要包括车辆调拨使用流程、车辆加油报销流程、车辆保养维护流程、车辆维修流程、车辆报废流程、车辆年检流程等。
(7)办公耗材管理。办公耗材包括办公设备与办公用品，企业的行政办公设备包括计算机及其附属设备、传真机、复印机、电话、音响、摄像设备、投影仪等，企业行政办公用品包括笔、订书机、复写纸、复印纸、印泥、笔记本、档案袋、碳粉、墨盒、硒鼓、计算器等。办公耗材管理业务主要包括办公耗材申购流程、办公耗材采购流程、办公耗材验收入库流程、办公耗材领用流程、办公耗材报废流程等。
(8)行政办公费用管理。行政办公费用包括办公费用、接待费用、出差费用等。行政办公费用支出在企业费用总支出中所占比重较大，伸缩性也较强，企业须对其进行严格的控制。行政办公费用管理业务主要包括行政费用预算编制流程、行政费用控制报告编制流程、接待费用申请使用流程、出差费用使用报销流程等。
4 流程建模
流程建模主要分为6个步骤，如图3所示。
图3 流程建模的主要步骤
(1)需要识别业务主线，进行业务分析，从流程功能、流程内容和颗粒度上划分流程的类型和层次。依据业务主线和流程分类的方式，确定明确的框架。在此基础上，识别关键流程，它必须是对企业核心竞争能力构成直接影响的流程。
(2)业务流程识别以后，需要对不合理的流程进行再设计。进行流程调研，分析作业情况，与相关部门共同设计流程和关键控制。
(3)定义详细业务流程，主要包括流程的构成元素、活动之间的关系、活动的逻辑结构。流程主要有6个要素：输入资源、活动、活动之间的关联、输出结果、顾客、价值。在实际的流程中，一般涉及到主要责任部门(细化到岗位)、表单、制度、质量体系、信息系统等。
(4)绘制具体的流程图。一般通过专门的工具来实现，常用的有Visio或流程建模工具ARIS、MetastormProVision等。需要组织与流程相关的业务人员认真研究、理解和分析流程的准确性。建模之后应进行分析与仿真，分析是从理论上保证流程的正确性，而仿真则是由实践结果符合期望值时得出流程正确的结果。
(5)在流程运行试验的基础上，根据进一步收集到的信息，结合实践经验，并针对管理需求深入分析和诊断问题，提出对各问题的解决力一案，形成诊断报告，然后对流程进行合并、简化、删除等改进。
(6)最终确定所有的流程图，由公司管理层正式公示，并将所有的流程图汇集成册。
5 通过业务流程加强行政管理
在实施流程管理的过程中，如何通过业务流程的管理来加强行政管理，有以下几点建议：
(1)建立合适的企业文化。企业在实施流程管理时，需要改变过去的传统观念和习惯做法，建立起一种能够适应这种转变的，以“积极向上、追求变革、崇尚效率”为特征的企业文化，以便使每个流程中的各项活动都能实现最大化的增值，为企业经济效益的提升做出贡献。
(2)提高领导者对流程管理的认识。要让领导者认识到实施流程管理是企业提高运营效率和经济效益的重要措施，是企业战胜竞争对手的主要手段。只有提高对流程管理的认识，企业的流程再造得以推动，实施才能见到效果。
(3)加强培训，使企业上下共同提高对流程管理的认识。在实施流程管理的过程中，企业高、中层管理人员是推动流程管理的骨干。同时，广大员工也是贯彻、推动流程管理的重要力量，通过培训，提高员工的自觉性，使员工自觉地遵守新流程所建立起来的管理秩序和规则。
6 结束语
行政管理业务流程是每个企业都应该重点关注的内容。只有做好内部管理工作，提高企业的运营效率，才能帮助企业有效运转，从而提高经济效益并满足外部客户的需求。
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本文标题：关于企业通用行政管理ERP业务流程的探讨
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