一、电子文档管理中应注意的关键问题
1．原始性问题。电子形式生成的由实态变为虚态的档案已经完全没有纸质档案的“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，有时也是复制的。日常工作中，往往计算机上起草文件一旦定稿打印后，作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。
2．真实性问题。电子文档的真实性问题伴随着其生命的始终。维护其真实性是一个不间断的过程。电子文档信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案，可被原样复制甚至被篡改后可以不留痕迹。
3．完整性问题。电子文档内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态， 其背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往对电子文件的来龙去脉分不清楚。
4．长期可读性问题。随着电子技术日新月异，计算机更新换代很快，常常只能隔代兼容，不同软件、硬件环境形成的电子文档载体互不兼容，难以互换，~,-j-于想要常期归档保存的电子文档来说，若干年以后，很可能出现保管完好的电子文档载体无法找到读取设备，这是一个比档案载体寿命更为重要的问题。
5．安全性问题。电子文档在发送、接收、保管、归档时面临病毒的入侵的威胁，现有的防火墙技术对“黑客” 高手往往防不胜防，并且电子文件存放位置不固定、载体的可转换性、信息接收对象的开放性、文件内容的可分解性， 以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接威胁电子文档的信息安全。
二、办公自动化条件下的电子文档管理中存在的几个误区
1．认为电子文件归档是档案部门的工作，与业务部门无关。
由于电子文件在形成的初期还不能够确定这种载体的文件是否作为档案永久保存，致使多数人员认为电子文件生成、制发后就与己无关了。而有的档案工作者或怕增加工作量，或不熟悉相关操作技术，加上发送电子文件的部门与档案室信息对接不及时，忽视了电子文件的归档，容易造成电子文件和资料的缺失。
2．认为纸质文件和电子文件同时归档会造成资源浪费。
有一些单位片面强调无纸化办公，加上大多数电子文件的内容与纸质文件相一致，导致有些人员认为既然保存了电子文档，就不需要保存纸质文件并存保管，免得挤占了档案室有限的空间而造成资源浪费，因而忽视了电子文档的易修改性以及电子文件载体和信息技术的不稳定性问题。
3．认为电子文件不需要专门保管。
由于电子文件的形成者不固定，一份文件有可能存储在文件的起草部门，也有可能存储在档案管理部门。只要需要这份文件，就可利用文档的搜索功能来完成，根本没有必要进行专门保管。但电子文件的保管已经贯穿在文件整个生命周期之中，根本无法通过载体保护的方法来维护。
三、加强办公自动化条件下电子文档管理的对策
1．加强电子文件所依赖的计算机软硬件设施管理。
要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级、访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，强化档案室防磁设施的完善和维护，及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，防止对电子文件的非法访问和随意删改，确保档案电子信息数据在保存和传输过程的安全、稳定、保密。
2．制定科学合理的电子文件归档制度。
各单位须要求每个部门指定一位信息员，对信息员进行培训，使他们了解收集电子文档的重要性和归档制度，并在工作中自觉执行归档制度。同时，要将电子文件归档工作纳入本单位的年度考核工作中，对部门负责信息收集的人员实行月度考核与年度考核相结合的方式，保证完成信息管理工作。各部门应按照归档范围、归档时间将电子文件和资料以磁盘或光盘的形式移交给档案室，同时还应移交该文件的读取软件甚至操作系统。
3．做到纸质档案与电子文档并存。
纸质档案经过归档整理后，从文件标题到日期印章包括文件内容都不能被涂改，性能比较稳定。而电子文档是由电子文件的形成者通过电子文件系统生成文件后，再交给档案管理N-归档。因此，电子文件的形成、处理以至归档后的全部管理工作都要依靠计算机来完成。同时，电子文件信息在今后的利用中非常依赖于文件特定的计算机系统，如果计算机更换或者升级，有可能出现应用软件不兼容的情况，更谈不上利用。
4．加强档案人员管理，提升综合能力与素质。
电子文档的管理与纸质档案的管理存在着十分重要的区别，对档案人员的知识构成要求较高，档案人员应具备现代化知识和操作技能。此外，由于电子文档的归档、立卷、整理均在计算机上操作，档案人员在实际工作中既要严谨又要细致，善于统计、利用档案的有效资源，做好专题研究。档案部门应对在职人员进行各种形式的再教育，并注意引进多方面的人才，将懂档案业务、具有计算机专业知识的人员充实到档案队伍中来，建立复合型多层次的专业技术队伍。
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本文标题：加强ERP/OA办公自动化条件下电子文档管理的几点思考
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