美国密歇根州立大学会计与信息系统系的McCarthy教授在分析了大量会计事项之后,于1982年提出了企业会计系统的通用语义模式——啊EA模型。REA模型的三要素分别为:R(Resource,资源)、E(Event,事件)、A(Agent,参与者)。REA模型经过二十多年的进化与完善,已经发展成为REA企业本体论。REA企业本体论的核心理念是:尽管企业中各项经济事件发生在不同的时间、地点、人员和业务流程中。但站在中立第三方的立场上,企业及其经营活动都可以通过资源、事件、参与者及其三者之间的各种关系来表达企业及各会计事项。
企业级会计信息系统的分析与设计正是要揭示企业及各内部会计事项间隐藏的各种语义模式。并且通过建立企业级会计信息系统的各种模型来理解和表达这些语义模式。企业级会计信息系统的建模按照时间上的先后顺序可以划分为:概念建模、逻辑建模,以及物理建模三个主要阶段。这三个阶段之间存在着逻辑上的因果关系,也发生反馈和重叠。
REA企业本体论主要应用于企业级会计信息系统的概念建模阶段,因此企业级会计信息系统的REA概念模型必须能阐述资源、事件、参与者,以及它们之间的连接关系和属性。笔者采用的是添加了属性集和参与基数的ER(Entity Relationship,实体关系)表示法。ER方法属于结构化语法中的一个分支,其四个基本要件分别是:实体、关系、属性和参与基数。ER方法有两种表达格式:ER图格式和BNF语法格式。
企业级会计信息系统的分析设计人员必须在不同的层次上抽象企业及各会计事项,从而形成不同级别的、基于REA本体论的企业级会计信息系统的概念模型。REA概念模型通常划分为以下四个级别:
一、价值系统级别的REA模型
REA企业本体论不仅可以用来指导开发企业级会计信息系统。更重要的是首先强调从企业使命和战略的高度来总体把握企业。价值系统层次的理解对于确保企业内部各业务流程中的事件、活动与企业整体使命和战略相一致方面至关重要。价值系统级的REA模型的最主要功能是确定企业级会计信息系统的边界。价值系统级的REA模型不描述企业内部细节,只表达企业与所有外部商业伙伴之间的全部资源交换。价值系统级的REA模型有两个要点:一是雇员被当成外部参与者。企业用资金与雇员交换劳动;二是价值系统级的REA建模是基于预期。而非现实的。
二、价值链级别的REA模型
价值链级的REA模型建立在企业脚本的基础上,和价值系统级的REA模型相比。价值链级的REA模型增加了对企业内部各业务流程的概要阐述。比如。RSWS公司简化的价值链级的REA模型中标记出本企业内的5大业务流程:一个财务管理流程(企业与投资人/债权人之间的资金交换)、一个人力资源管理流程(企业用资金与雇员交换劳动)、一个采购付款流程(企业用资金与供应商交换商品和服务)、一个转换过程(从原材料到产成品的生产过程),以及一个销售收款流程(企业用产品和服务与客户交换资金)。
三、业务流程级别的REA模受
McCarthy教授及其合作者(Geerts、Dunn等)发现,企业内每个业务流程都存在各自的核心会计语义,由此建议创建业务流程级别的REA模型。来详细刻画每个业务流程内部的关键资源及其交换事件。用ER图方法表述的RSWS公司采购付款业务流程级的REA概念模型如图1所示。
图1 含有属性集合参与基数的采购付款流程级的REA概念模型
要建立基于REA本体论的、业务流程级别的企业级会计信息系统的概念模型,必须遵循以下七个规范的建模步骤:
REA业务流程建模第一步:确定核心会计语义。首先。考虑本流程与其他业务流程之间流入和流出的资源,决定提供和使用这些资源的会计事项。其次,用二重关系来表达会计事件之间的关系。比如,RSWS公司采购付款流程与其他流程问交换的资源有存货、劳务和资金,与这三种资源相关的两个核心会计事项是采购和付款,这两个会计事项间存在二重关系。
REA业务流程建模第二步:为每个会计事项分别配置资源。如采购付款流程中,与采购事项直接相关的资源是存货和劳务,与付款事项直接相关的资源是资金。
REA业务流程建模第三步:为每个会计事项配置外部参与者。要确定合适的外部参与者,必须考察价值系统级别的REA模型,以决定哪位外部商业伙伴给予或者得到了和业务流程级REA模型中相同的资源。假如没有准备价值系统级别的REA模型。则需要查阅该业务流程相关的所有的工作报告,或者向参与这些经济事件,并且了了解企业外部商业伙伴的相关人员咨询。如采购和付款会计事项的外部参与者都是同—个供应商。
REA业务流程建模第四步:为每个会计事项配置内部参与者。内部参与者在价值系统和价值链级别的模型中都没有反映。一个经济事件很可能存在不止一个内部参与者。比如。赊购事件的授权、执行、验收等。如果企业级会计信息系统要求跟踪所有参与者的职责完成情况。就需要为每个参与者单独建立实体及关系,如图1中的付款事件的内部参与者有财务部的项目经理和应付账款专管员。
REA业务流程建模第五步:为资源、会计事项、内外部参与者配置属性。通常情况下。企业级会计信息系统的分析设计人员会得到一张属性列表。实施经验证明。没有标明属性集的ER图在物理建模时的工作量会增加一倍。如果在拥挤的ER图上标记属性实在困难。可以将这些实体、关系、属性及参与基数用BNF语法格式列示在图形的下方,图1中对应的BNF语法的部分片段如下:
此步骤中一个突出的实务界问题是:如何区分某个属性是实体的属性还是关系的属性。比如,“采购量”属性应该配置给“存货”实体,“采购”实体。还是“资源流1”关系?区分的办法是判断该属性所描述的是单一的R、E、A,还是多个R、E、A的联合体。实践告诉我们,要唯一确定采购量。必须同时确定是什么存货和哪次采购(即InvID和PurID),二者缺一不可,因此采购量属性既不是只描述存货实体的,也不是只描述采购实体的,是描述存货和采购之间的资源流1关系(联合体)的属性。
REA业务流程建模第六步:确定参与基数。这些参与基数决定了企业的业务处理规则。业务处理规则是企业经营方针、政策和最佳实践的体现,更是企业内部控制的依据或基线。同时。参与基数还决定了某些会计信息能否进入企业级会计信息系统的数据库系统中,以及这些会计信息进入系统的时间顺序。比如,企业的信用政策是一项业务处理规则。除了通过提供信用评分或评级来实现控制外,还可以通过参与基数的不同设置实现权限控制。企业是否允许发生赊销。也可以通过参与基数的设置来实现。
参与基数的确定是业务流程级REA建模的难点。用参与基数表达的业务处理规则的审查是企业内部IT控制的关键控制点,通常通过快照来取样检查。我们可以借鉴一些经验规律来帮助确定参与基数。但是在IT审计过程中,这些经验规律属于高风险领域,审计人员要格外关注对以下经验规律是否存在例外情况的检查。
经验规律一:(0,N)资源类型——(1,N)经济事件。本规律适用于不能单独辨认个体的资源,如煤炭、土豆等,企业级会计信息系统的分析设计人员直接用资源类型表达资源,如一吨原煤、5公斤一袋的土豆。如“(0,n)原煤——(1,n)采购”关系中,(0,n)中的0表示在采购发生前就可以将原煤的信息录入到企业级会计信息系统中。n表示同一种原煤可以来自不同的采购。(1,n)中的1表示只有在采购事件实际发生时。相关的采购信息才能录入到企业级会计信息系统中,n表示一次可以采购多种原煤。
经验规律二:(0,1)资源——(1,N)经济事件。本规律适用于能够单独辨认个体的资源。如一张办公桌、一台投影仪、一套商品房等。如“(0,1)商品房——(1,n)销售”关系中,(0,1)中的0表示在销售发生前就可以将商品房的信息录入到企业级会计信息系统中。1表示每套商品房只能出售一次。(1,n)中的1表示每次销售至少要卖出一套商品房,n表示一次可以销售多套商品房。
经验规律三:(1,1)经济事件——(0,N)参与者。它表明大多数企业级会计信息系统希望为每个会计事项记录至少一个内部参与者和至少一个外部参与者。这是因为:如果不知道参与会计事项的双方参与者,发生争议时很难解决。
会计事项与内部参与者的最大参与基数为1,表明大多数企业都会指定一名内部人员负责一项会计事项。会计事项与外部参与者的最大参与基数为1,表明大多数企业每次只和一个外部商业伙伴进行交易事件。也只存储一位外部商业伙伴的信息。
参与者的最小参与基数为0是非常典型的,因为大多数企业都希望在交易事件批准发生之前就录入和分析参与者的信息。参与者的最大参与基数为N表示公司通常不限制参与每次交易事件的参与者的最多人数。REA业务流程建模第七步:验证模型。企业级会计信息系统的分析设计人员要与企业内部的专业人员验证REA模型中每个业务流程的核心会计语义、资源种类、业务处理过程细节,反复修改模型,直到与企业实际业务需求完全吻合。
四、任务级别的REA模型
企业级会计信息系统的分析设计人员将任务定义为那些能改变或消除的,不能作为企业会计信息系统的基本元泰的活动。会计事项本身就是任务,但是很多任务却不能通过会计事项来表示——不可行或者成本太高。
实务界常采用系统流程图和DFD(Data Flow Diagram)数据流图)来建立任务级的模型。任务级建模阶段不强调系统的REA特征,而是侧重于数据(物流、资金流、信息流)的来源和去处。系统流程图和DFD的主要区别是:系统流程图侧重表达工作流的物理设备特征。而DFD强调任务在逻辑上的来源与去处。
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