客户挑选ERP合作伙伴其实就是一个面试的过程。在这个面试中，客户会提一些比较尖锐的问题。作为ERP顾问，你若不能给对方一个清晰、明确的答案，就意味着你被淘汰了。这里我将陆续总结一些我在“被面试”的过程中，客户提问的一些共性问题，供大家参考。
我印象最深刻的一个面试经历是一家日资企业，他们主要生产五金工具。在面试的过程中，对方分管工厂的副总给我下了一个难题。他说，我现在仓库里如果有2000个库存材料。我如何知道这些材料有没有被其他生产订单所用?我实际可以用于新订单的数量有多少?
副总的这个问题可是一针见血，道破了ERP系统中第一个核心功能，物料需求的计算。确实，这个问题也是一直困扰着企业的难题，特别是那些接单式生产与库存式生产并存的企业。正确区分库存材料的性质，哪些材料已经被其他订单预定了，哪些是还可以被其他订单所用，这对于有序的进行生产是非常重要的。
ERP应对之道：通过几大量来精确定位库存数量。
在具体讲解ERP系统解决方式之前，我先向企业介绍了几个概念，这是理解这个功能的前提。
一是计划领料量。他是指已经有了生产计划，但是还没有下过生产订单所需要的材料量。
二是预计领料量。他是指已经下了生产订单，但是，还没有领材料的数量或者指材料没有领齐的数量。
三是计划采购量。是指已经按生产计划或者销售计划生成了采购计划，但是还没有下采购单的数量。
四是预计请购量。有些企业物料的采购必须有需求部门开出请购单，然后采购部门才能采购。也就是中，从生产计划到采购单，中间有一个请购的过程。这个预计请购量就是已经下了请购单，但是还没有下采购单的数量。
五是预计进货量。他是指已经下了采购单，但是供应商还没有送货的采购数量。有的人也把他叫做在途量。
六是库存数量。他就是我们通常所说的企业库存帐上的数量。但是，往往这个库存数量已经被其他订单所占用。我们在考虑材料需求的时候，也不能以这个库存数量为基础进行考虑。
首先，我们要考虑库存数量中，到底有多少数量已经被其他订单所占用。库存数量减去预计领料量减去计划领料量得出来的结果，就是现在库存中实际可以利用的数量。这比较好理解。也即是说，现在库存帐上的数量，包括三部分，一是我已经下了生产计划，但是还没有开工生产的订单;二是我已经在开工生产，但是，我材料可能还没有领齐;剩下来的部分才是我们真正可用于其他生产订单的库存材料。
但是，我们使用后会发现，这么计算出来的结果有时候往往是负数。如我现在已有生产计划还没开工的单据需要某个材料2000件，已经开工但是还没领齐的生产订单需要该材料1000件，我库存数量只有2000件。最后算出来的差额是仓库还少了1000件。那是不是说明我还有去请购1000件呢?
其实不然。因为上面这个计算，还没有考虑的预计请购、预计进货、计划采购等数量。也就是说，可能这缺的1000件材料，采购部门已经采购，只是还没有到企业仓库。若我们再冒然去请购或者采购的话，那不是会造成库存的浪费吗?
所以，在考虑物料需求的时候，还要把预计请购量、预计进货量、计划采购量等几个因素考虑进去，如此，才能够计算出我真正的需要采购的数量。
在以上考虑的各个数量中，我没有把自己生产的半成品等考虑进去。若企业所用的材料，有些是自己生产的半成品，则还要考虑两个量，一是预计生产量，二是计划生产量。根据字面意思都很好理解，预计生产量是指已经开了生产订单但是还没有完工入库的数量;而计划生产量是指已经有了生产计划但是还没有开工生产的数量。
当我们查询库存时，发现库存帐上数量有2000件。在我们手工管理的时候，很难分清这些库存材料我到底还可以用多少，以后可能还有多少进货，我这次还需要采购多少，等等。但是，有了ERP系统后，这将变得超简单。我们只需要点一下这个材料的占用明细，系统就会根据相关的单据信息，自动帮用户分析出，这2000件库存材料中，我已经有了订单的或者有了生产计划的有多少;我剩下的还有多少可以用;我在未来的几天内预计还没有多少的进货，等等。这些信息就会一目了然的反应在企业用户面前。这大大提高了用户对于库存数量的管控力度。
副总听了我的解释后，比较满意。但是，看他神色，显然还不满足。果然，其接下去问了更加专业的问题。他问我，库存帐上数量有一部分是已经被其他订单或者生产计划所占用的。那我能不能具体查询出，到底是被哪些生产计划说着生产订单所占用的呢?因为有时候遇到急单的时候，我们可能会需要挪用其他订单的相同材料。我们需要系统提供具体的明细资料，如此，我们就可以方便的判断出可以挪用那张订单的材料。
ERP应对之道：
一般来说，我们是不赞成企业生产订单相互之间挪用材料的，这会造成管理的混乱。但是，企业若认为真的有必要这么做的话，ERP还是可以帮助解决的，只是，在系统操作上，会增加一定的工作量。
在ERP系统中，有个批次管理的功能。也就是说，你在做生产计划的时候，赋予每个生产计划一个唯一的生产批号，这个生产批号就会带到采购计划、采购单、进货单、库存帐;同时，也会带到领料单、入库单及库存帐上。到时候，我们通过这个批号，就可以从头查到尾、从尾查到头。
在我们查询库存数量的时候，若采用了批号管理的话，则库存数量帐上，就会显示每个批号所占用的数量为多少。
为了方便描述，我举个例子来进行说明。如企业现在准备在下月初开始生产某个产品1000套，需要某种材料2000件。在制定该生产计划时，如我给其设置了一个批号F20080401001;则在生成采购计划时，会把该批号带到采购计划上，并且，采购计划也会生成一个批号，P20080401001。该采购计划生成请购单、采购单、进货单时，都会沿用这个采购计划批号。若现在企业该材料的库存为3000件。我们在查询库存时，在库存明细帐报表上，会显示某某材料、采购批号为P20080401001、生产批号为F20080401001所占用的库存数量为多少，等等。
采用了批号管理后，我们不仅可以知道该库存材料我现在还可以用多少，而且，还可以了解已经被占用的材料到底是用于哪些生产计划或者生产订单的。如此，我们就可以非常方便的进行材料的重新分配。不过，在材料分配的时候，要注意，批号的重新定位。
批号管理的功能是非常强大的。如若一张采购单现在是分三次进货，若我们每次进货的话，都给与一个进货批号，则在查询库存时，我们就可以清楚的知道，该笔库存是那张采购单下的、分别于几日到货多少、几日到货多少。这对于追踪质量问题很重要。如我们在成品检验时，发现该产品由于某种材料质量不良，导致不良品的产生。若不采用批号管理，我们很难查出该产品的原材料是什么时候进厂的，有没有经过检验程序;同时，也很难追踪到该笔材料还有没有被用于其他产品上，等等。
批号管理在一些质量有严格要求的行业，如食品行业，都是一些强制性的管理规定。我们都知道，通过牛奶盒上的产品批号，可以查询到该瓶牛奶是在哪条生产线生生产的、是什么时候进的原材料、是哪个供应商提供原材料、甚至是哪条奶牛提供的，都可以查询的到。这对于事后质量的追踪非常有帮助。
精确定位库存数量，一目了然的知道库存材料将被用于哪些订单或者计划，这对于生产企业来说，是一个非常实用的功能。有了它，无疑是给企业管理人员一面放大镜，当仓库管理发现什么问题时，他们就可以清楚的察觉到。最重要的是，这位企业实现零库存生产提供了可能性。这对于提高企业库存管理水平有着非常重要的意义。同时，正如该企业副总说的，有了这些资料，就方便他们对库存材料进行必要的重新分配。
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本文标题：ERP系统如何精确定位库存数量
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