说到项目管理,无论是什么类型的项目,其目的是一样的,就是要在规定的时间内,把项目做完,保质、保量、保钱,还要客户满意,老板满意、项目组成员满意,不过,我认为,最重要的,就是要自己满意,因此,真的不是那么简单,其中需要操不少心,出不少力,说不少话,受不少气。
一、项目范围管理
咨询项目的范围划定,其实绝不仅限于项目合同上的内容,因为项目合同上往往没有清楚地界定项目交付的成果,所以,必须在项目启动之后,对项目范围进行规划,明确本项目主要的工作范围、工作内容及工作成果。
1、首先应该是规划项目应提交的文本。管理咨询项目中的主要成果就是文案性的内容,我想在项目启动前先列出《项目提交成果清单》是不错的办法。
2、其次是界定项目所需提供的培训与宣讲的内容。很多公司做咨询,针对客户的培训一般都是可做可不做,想做就做,不想做就不做,反正客户也不是很明白,我想,这其实是不对的,最好是在项目启动前就列出项目培训目录,并且可以考虑让不同的顾问讲课,让客户能有新鲜感。
3、我认为还有必要明确沟通范围,就是针对不同沟通对象的沟通范围。例如针对公司老总的、针对公司人力资源主管领导的、以及针对人力资源部经理的,都应该事先明确。
4、针对客户人力资源部的指导范围。这是我们往往会忽视的,以前我们做项目,一般针对人力资源部主要以讲授式培训为主,我认为这其实对于“知识传递”而言,或是提高客户满意度来说,都不是最有效的方式,如果在项目启动前先规划好哪些内容可以让人力资源部参与进来,直接撰写部分内容或是参与讨论,都能够让他们更好的理解项目方案,这样更加有利于项目成果今后的实施,所以,我认为这也是非常有必要的。
建议可以用文本的方式,将以上范围做成列表,并与客户进行沟通,让他们首先就能够充分了解我们的工作范围,一方面可以让他们对项目产生信心,同时也是一个很好的项目前“预报”。
二、项目进度管理
其实,仅仅确定项目范围是远远不够的,项目范围与项目进度是紧密相关的,必须同时制定项目进度计划。
最有效的方式,当然就是做项目计划。我认为,一定要详细制定项目计划,包括从项目启动前准备到项目结束整个过程中每一项工作,都应该列出时间计划,并向项目组成员公布,让整个项目组都能够了解项目的具体安排,从而做到心中有数。
我认为,评价一个项目经理的优劣,最为关键的指标,应该就是进度控制。所以,作为项目经理,必须有很好的计划性,养成做详细计划的好习惯,并且反复思考进度计划如何有效完成。
要保证进度,就必须要随时跟进项目计划的完成情况,对每一位项目成员的工作过程进行监督,了解他们的工作进展,一旦发现项目组成员进度不能按时完成,就应该及时与他们沟通,并提出改进意见,以确保项目进度。
我个人的习惯,是首先自己制定大计划,即项目各阶段的总体计划,到具体阶段时,我比较倾向于让项目组成员分别制定所负责工作的计划,我再提出修改意见,并要求其每天给我提交当日工作成果,这样可以很好地做到实时监督,一方面可以给项目组成员一定的压力,另一方面也可以确保质量。
作为项目经理,脑子里必须始终有一根弦绷着,到什么时候了就必须要交什么东西,这是基本原则,是绝对不容商量的!
另外,一般而言,项目计划应该包括两类:针对客户的,即工作周报,以及内部具体计划,即各成员所负责的具体工作范围与计划。其实两类计划都应当养成沟通的习惯,例如工作周报,应该在做好之后,与客户对接人甚至高层沟通,让他们了解本周的工作进展与下周的工作安排(这点可以在项目启动时与客户商量确定);而内部工作计划,也应该与各项目组成员具体商量,这其实就类似于绩效计划的沟通,所以还是很有必要的。
三、项目质量管理
项目质量管理,我认为应该从以下三个方面抓起:
1、做足功夫。要保证项目成果的质量,必须项目组充分投入。只有在每一阶段都能够踏踏实实的完成各项工作,才能真正保证质量。例如,启动前的准备工作,只要有充足的时间,我认为就必须要做到每一个项目组成员都对客户有大体了解,在项目启动前做到心中有数。而项目启动后,访谈与调研是很关键的,每日的访谈内容必须认真回顾与讨论,保证每一个项目组成员都充分了解当日访谈收获,并提出自己的看法;调研也是如此,内部资料的熟悉,外部资料的搜集,一点都不能偷懒,否则就会对公司的情况一知半解,被客户所鄙视。每一阶段的方案也一样,我认为最好的办法,就是做项目组内部评审,也就是说,不能仅仅由项目经理看项目成果,必须每一位成员都参与检查项目成果,这样才能更充分的发现并解决问题,提高项目成果的质量。
2、带上客户,这其实是提高客户满意度的有效方式。我前面也说过,在确定范围时,应该确定沟通范围及人力资源部的参与范围,这实际上就是要带上客户,让客户在整个过程中都与项目组一起工作,使他们感觉到,项目成果不仅仅是我们的,而是大家的,这样他们才能为我们说话。同时,多与客户沟通项目成果,使他们了解我们的设计思路与原则,更利于客户对成果的认可。
3、多从实施角度出发。项目成果做出来当然是要实施的,而不是束之高阁,所以,要让客户满意,一定要从客户实施的角度思考问题。这个说来,并不是套话,因为如果不能在方案做出来的时候就考虑客户实施的问题,一旦他们实施了,必然会抱怨我们考虑不周到,没有结合实际情况,所以,在做方案的时候,就反应推敲客户的实施难度,在确保客户可实施的情况下提出方案,并且多帮客户思考如何实施,这样才能确保成果是可行的。
项目质量管理的关键,其实就是客户满意,要做到客户满意,我认为还是靠努力,所以,项目经理真的不是那么好当的,的确要有高度的责任心,敢于承担压力,而不能得过且过,因为项目成果好不好,可能更多时候,只有我们自己知道,因此,真正要保证项目质量,不仅仅是客户满意,更需要的是我们自己满意。
四、项目人力资源管理
既然是项目经理,你就是一个管理者,所以,这时候,你不能仅仅把自己当做一个专业的顾问,更应该把自己当做一个经理,你应该注意以下几个方面:
1、合理的分工。在一个项目中,合理的分工是按时、保质完成任务的前提,应该结合各组员的特点分配任务。可能的话,还可以根据项目组成员的能力、经验,确定项目小组长,这是一种很好地压力传递的办法,让项目小组长再进一步分工,同时帮助你进行监督项目进度。
2、实时的沟通。经常与项目组成员进行沟通,了解他们的想法、难处,并给出指导性意见,这样一方面可以促进项目组内部的团结,另一方面也可以让项目组成员对你更加信服,所以,实时沟通是很有必要地。
3、及时的鼓励。当项目组成员有贡献时,一定要及时鼓励,并且毫不吝啬你的鼓励,该表扬时就表扬。当然,该批评的时候,也应该批评,否则就会积累下来,不过要注意批评方式。
4、影响他人。作为项目经理,你的一举一动都受到项目组成员的关注,所以,你必须注意你的言行举止,你是什么样,往往项目组成员也都会是什么样,如果你是努力上进的,他们往往也都会努力,如果你是拖拖拉拉、不够用心的,那项目组成员更会不负责任,因此,必须注意你的影响力,正面影响你的项目成员。
对于项目经理来说,我认为不仅仅是一个专业岗位,其实是一个管理岗位,如果你刚刚成为项目经理,需要及时转变角色,不要让自己挂着项目经理的名,干着项目顾问的活,项目经理应以项目管理为主,撰写报告为辅。
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